Портал «Мониторинг  реализации проектов»

«Мониторинг реализации проектов» (МРП)  — специализированное программное обеспечение для управления проектной деятельностью и контроля реализации проектов.

Задача: объединить проектную деятельность в единой системе

Управление проектами регионального и федерального уровня связано с большим объёмом данных: проектами, объектами, мероприятиями, показателями, контрольными точками, финансированием и ответственными. До создания портала «Мониторинг реализации проектов» эта информация велась в разрозненных Excel-таблицах и не была объединена в едином информационном пространстве.

Для организации управления проектами правительства Красноярского края потребовался инструмент, который позволил  бы цифровизировать проектную деятельность, систематизировать данные и обеспечить их сбор и контроль в единой системе. Перед Ситисенс стояла задача переработать существующие данные и процессы: на основе большого количества Excel-таблиц  и справочников создать единую базу данных с удобным интерфейсом для ведения и мониторинга проектов.

Особенность задачи заключалась в большом количестве взаимосвязанных данных. Каждый проект может включать объекты или мероприятия, показатели, информацию о финансировании, ответственных, результаты и множество других сведений. При этом информация должна собираться от ответственных исполнителей и сводиться в единую систему для последующего контроля  и формирования отчётности.

Главная задача проекта — перевести разрозненную проектную деятельность из множества Excel-таблиц в единую цифровую систему мониторинга и контроля проектов.

Решение: единая цифровая система мониторинга проектов

Ситисенс разработала портал «Мониторинг реализации проектов» — специализированное программное обеспечение для управления проектной деятельностью и контроля реализации проектов.

1. В основу системы была положена переработанная информация из существующих Excel-таблиц. На её основе создана единая база данных со справочниками  и взаимосвязанными данными, а также интерфейс для работы с проектами

2. Система обеспечивает ведение проектов в едином пространстве — от начала реализации до завершения. В ней собирается и систематизируется информация об объектах  и мероприятиях, показателях и результатах, контрольных точках, финансировании и ответственных

3. Данные поступают из существующих баз и загружаются  в систему по определённым сценариям. Часть информации при необходимости вносится и редактируется вручную. Такой подход позволил реализовать гибкую систему, адаптированную под рабочие процессы организации управления проектами

4. Портал стал инструментом контроля для ответственных за реализацию проектов: вся необходимая информация собирается в одной системе и используется для мониторинга, анализа и подготовки отчётности

МРП объединяет данные о проектах, объектах, мероприятиях, показателях и финансировании в единой информационной системе.

Как устроена система

Портал «Мониторинг реализации проектов» состоит из нескольких взаимосвязанных функциональных модулей, каждый из которых отвечает  за отдельную часть проектной деятельности.

Система объединяет ключевые процессы управления проектами: ведение данных, работу с финансированием  и показателями, контроль, визуализацию и подготовку отчётности.

Контроль проектов, объектов  и показателей

МРП позволяет контролировать реализацию проекта на уровне конкретных объектов и мероприятий. Для каждого объекта формируется карточка, содержащая основные сведения, необходимые для мониторинга. В карточке отображаются вид работ и объекта, местонахождение, ответственный  и координатор, статус, сроки начала и окончания работ, сроки контроля, данные  о финансировании и информация о готовности объекта или мероприятия.

Отдельно фиксируются сведения о заказчике, смете, контрактации, технической и строительной готовности, акте ввода  в эксплуатацию, комментариях и фотоотчёте. Контрольный раздел содержит контрольные точки с датами и ответственными.

Показатели и результаты проекта представлены в сводной таблице. В ней можно редактировать плановые и текущие значения, отслеживать динамику показателей и работать с информацией об объектах, мероприятиях и инцидентах.

Для руководителей предусмотрен отдельный интерфейс, где данные из системы отображаются в виде метрик, статистики и аналитики. Это позволяет видеть прогресс по проектам, ответственных и контрольные точки.

Для коммуникации по конкретному проекту или объекту предусмотрен раздел «Диалоги»: руководитель может связаться с ответственным непосредственно  в контексте соответствующего проекта.

Интерактивная карта проектов и объектов позволяет видеть проекты на территории Красноярского края, использовать фильтры и переходить непосредственно  из карты в карточку проекта. Для выбранных объектов можно построить маршрут посещения нескольких проектов с учётом географии, удалённости и времени.

МРП позволяет контролировать не только проект в целом, но и его объекты, мероприятия, показатели, контрольные точки  и ответственных.

Аналитика и отчётность

Одна из ключевых задач портала — быстро получать актуальную информацию о реализации проектов  и формировать отчётность на её основе. Система позволяет формировать стандартные отчёты, необходимые для проектного управления: еженедельный мониторинг для первых лиц, мониторинг для кураторов и сводный отчёт для прокуратуры

При этом отчётность не ограничивается готовыми формами.  В системе реализован настраиваемый редактор отчётов,  в котором можно выбрать формат представления данных  и таблиц, настроить цветовую палитру и шрифты, а также предварительно посмотреть результат. Созданный отчёт можно сохранить в качестве шаблона и использовать повторно. Данные для отчётов формируются непосредственно из информации, накопленной в системе

Показатели проектов также могут отображаться в виде графиков и сводных диаграмм, что позволяет отслеживать  их динамику и представлять информацию в удобном для анализа виде

Для руководителей данные отображаются в отдельном интерфейсе в виде метрик, статистики и аналитики, позволяя оперативно видеть состояние проектов и ход их реализации

Автоматизация сбора данных и формирования отчётности позволяет получать сводную информацию о проектах  без ручного объединения большого количества таблиц.

Результат: от разрозненных таблиц  к единой системе

В результате реализации МРП проектная информация была переведена  из разрозненных Excel-таблиц в единую цифровую систему. Ранее подготовка одного отчёта занимала около недели. После внедрения системы этот процесс занимает один рабочий день. Изменился и принцип работы с данными. Если раньше информация по одному проекту могла находиться в десятках таблиц, то теперь необходимые показатели сводятся в единое представление — большую сводную таблицу, в которой данные рассчитываются и объединяются для дальнейшей работы

В системе учитываются актуальные проекты, объекты и мероприятия. Данные поступают из баз, систематизируются и дополняются вручную там, где это требуется рабочим процессом. В результате создано единое информационное пространство для мониторинга реализации проектов, контроля показателей, работы с объектами и подготовки управленческой отчётности.

внедрение МРП

Подготовка отчёта

Информация по одному проекту

Процесс подготовки отчёта

Источники данных

ДО

занимала

1–2 недели

находилась

в 10+ таблицах

таблицы

ручная подготовка

несколько не связанных между собой

После

занимает

1 раб. день

всё находится

в 1 таблице

таблицы

автоматизированы

единая база данных проектов

Время подготовки отчёта сокращено с недели до одного рабочего дня.

Экспертиза Ситисенс: разработка решения под сложную проектную деятельность

При создании МРП команде Ситисенс необходимо было разобраться в специфике проектной деятельности, связанной с национальными и региональными проектами,  и преобразовать большое количество разрозненных материалов в единую структуру данных

В рамках проекта были переработаны справочники и Excel-таблицы, установлены взаимосвязи между данными  и разработана база данных с интерфейсом для работы  с проектами

Отдельной задачей стала работа  со сложными взаимосвязями финансовых данных. Для  их объединения и расчёта показателей были выстроены связи между базами данных и реализованы необходимые алгоритмы

Система была адаптирована под требования заказчика: предусмотрены гибкие настройки, ручное редактирование данных, настраиваемая отчётность, роли пользователей, уведомления и другие возможности, необходимые для конкретного процесса управления проектами

Есть задача, которую нельзя решить по шаблону?

Мы разбираемся в сложных задачах, погружаемся в специфику процессов и создаём решения под конкретные требования — в том числе нестандартные и требующие гибкого подхода.

Если у вас есть проект, для которого ещё нет готового решения, доверьте его разработку Ситисенс. Обсудим задачу и найдём оптимальный способ её реализовать.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Портал «Мониторинг реализации проектов»

Задача: объединить проектную деятельность в единой системе

Решение: единая цифровая система мониторинга проектов

Как устроена система

Редактор проектов

Редактор краевого бюджета

Редактор показателей и результатов

Справочники

Модуль персоналий

Модуль уведомлений

Карта объектов и мероприятий

Контроль проектов, объектов и показателей