Как автоматизировать сбор отчётности сразу с десятков ведомств? Рассказываем, как Ситисенс разработал Конструктор электронных форм для автоматизации сбора, хранения и обработки данных.
КЭФ — Конструктор электронных форм для автоматизации сбора, хранения и обработки данных в органах государственной власти. Сбор отчётности от большого количества ведомств и организаций — сложный процесс, который требует времени на подготовку форм, рассылку запросов, получение данных, проверку и сведение информации.
Компания «Ситисенс» разработала Портал КЭФ — Конструктор электронных форм, который позволяет автоматизировать этот процесс и объединить участников сбора данных в единой цифровой среде.
Когда сбор отчётности становится отдельной задачей
В государственных организациях сбор отчётности может включать десятки ведомств и сотни организаций. При традиционном подходе информация передаётся в виде файлов Excel и Word, после чего сотрудники вручную проверяют и объединяют полученные данные. Такой процесс требует значительных трудозатрат и усложняет контроль исполнения. При работе с большим количеством файлов также возникает риск появления ошибок и нескольких версий одних и тех же документов.
До внедрения КЭФ процесс выглядел следующим образом:
- Подготовка формы отчётности.
- Рассылка запроса организациям.
- Получение заполненных файлов.
- Проверка и корректировка данных.
- Ручное сведение информации.
- Подготовка итогового отчёта.
При увеличении количества участников такой подход становится всё более трудоёмким. Поэтому одной из задач проекта стала автоматизация сбора и обработки отчётных данных.
Какую задачу решал КЭФ
Портал КЭФ был разработан по инициативе Министерства цифрового развития Красноярского края. Основная задача проекта — автоматизировать сбор, хранение и обработку информации, которая поступает от органов государственной власти и подведомственных организаций.
При разработке решения необходимо было обеспечить возможность:
- создавать электронные формы для сбора информации
- направлять запросы большому количеству участников
- получать и объединять предоставленные данные
- контролировать сроки исполнения запросов
- хранить историю собранной информации
- использовать данные для дальнейшей аналитики
Таким образом, КЭФ должен был не просто заменить обмен файлами, а сформировать единую цифровую среду для организации процесса сбора отчетности.
Что разработали: Портал КЭФ
КЭФ — Конструктор электронных форм — это цифровая платформа, предназначенная для автоматизации процессов сбора, хранения и обработки данных. Одна из ключевых возможностей системы — создание электронных форм без привлечения разработчиков. Пользователь может самостоятельно сформировать необходимую форму, настроить её и использовать для последующего сбора информации.
Платформа позволяет организовать различные сценарии работы с отчётностью:
- создавать разовые и периодические запросы
- назначать участников и сроки исполнения
- получать данные через электронные формы
- объединять полученную информацию
- хранить историю собранных данных
- формировать сводные отчёты
- экспортировать результаты для дальнейшей работы и аналитики
В результате КЭФ объединяет отдельные этапы работы с отчётностью в единой системе — от создания формы до получения итоговых данных.
Как работает КЭФ
Работа с Порталом КЭФ строится как единый последовательный процесс. Каждый этап выполняется в цифровой среде, а информация сохраняется в системе и может использоваться на следующих этапах работы.
Основной сценарий выглядит так:
Результаты внедрения КЭФ в цифрах
КЭФ уже используется в работе органов государственной власти и подведомственных организаций Красноярского края. Масштаб эксплуатации платформы подтверждают конкретные показатели.
Сегодня в системе:
Но важен не только масштаб использования платформы, но и изменения в самом процессе сбора отчётности.
Что изменилось после внедрения:
В результате внедрения удалось добиться оптимизации рабочего времени на 35% и сокращения обмена файлами по электронной почте на 38%.
От решения для одного региона — к масштабируемому продукту
КЭФ создавался как решение для задач государственного управления и уже доказал свою работоспособность в региональном контуре. Следующий этап — возможность использовать накопленный опыт для внедрения платформы в других регионах России. При этом внедрение не предполагает одинаковую настройку системы для всех заказчиков. Перед запуском проводится предпроектное исследование, после которого решение адаптируется под задачи конкретного региона.
Внедрение КЭФ включает:
- Предпроектное исследование — анализ процессов и требований заказчика.
- Настройку системы — адаптацию платформы под задачи региона.
- Обучение пользователей — подготовку специалистов к работе с системой.
- Пилотный цикл — проверку работы решения на реальных процессах.
- Переход к регулярной эксплуатации — запуск системы в рабочем режиме.
Средний срок внедрения КЭФ составляет от 3 до 6 месяцев.
КЭФ для вашего региона
Портал КЭФ позволяет автоматизировать процессы сбора, хранения и обработки отчетных данных и адаптировать решение под задачи конкретного региона.
Система разрабатывает, внедряет и сопровождает цифровые решения для государственного сектора, поэтому накопленный опыт проекта КЭФ может быть использован при его дальнейшем масштабировании.
